Klok kommunikation i alla lägen

Susanne Hedin är kommunikationscoachen som gör skillnad för forskare, entreprenörer och andra i behov av att uttrycka sig tydligt. När det där med budskapet blir lika viktigt som det som tidigare dominerat – utvecklingen av produkter som krävde en organisation som i sin tur kräver finansiering för att allt skall fungera. När det blivit dags att förmedla de egna briljanta tankarna till andra ökar behovet av effektiv kommunikation. Sådant tidigare skådespelaren och teaterpedagogen, numera retorikkonsulten och logonomen Susanne byggt en karriär kring.

– Många utgår från att kärnan i det de vill förmedla räcker och tänker inte på hur de formulerar, förpackar och levererar budskapet. Vad du säger är viktigt, hur du säger det bestämmer resultatet. 

Ordval, röst, gester, kroppsspråk och budskapets relevans för mottagaren betyder oftast mer för viljan att ta till sig budskapet, än vad man faktiskt säger.

Susanne brukar utgå från tre M när hon skall förklara vägen till en mer effektiv kommunikation:

• Medvetenhet: Det första steget är att fundera närmre kring ditt eget sätt att kommunicera och sedan uppmärksamma sätten andra gör det på, då inser du snart i vilka miljöer du bäst kommer till din rätt. Du behöver anpassa din kommunikation för att nå hela vägen fram. Att cocktailmingla, hålla ett brandtal eller föreläsa på en vetenskaplig konferens kräver olika beteenden. Vi har mängder av möjligheter i oss, men vi använder oftast bara en bråkdel av dem.
• Metod: Det andra steget är att du skaffar dig en kommunikativ verktygslåda. Det finns dessvärre inte ett rätt sätt att kommunicera på men det finns metoder, riktlinjer och modeller som fungerar bättre än andra. Identifiera vilka du redan använder och förfina dem. Tag dig sedan tid till att träna på din kommunikation, be andra om ärlig feedback efter dina presentationer och professionella samtal och träna vidare tillsammans med en kollega tills du behärskar hantverket. Det handlar om prioriteringar.
• Mod: Ju mer du vågar väva in din person (utan att bli privat) i budskapsförmedlingen, desto mer värd att lyssna till blir du. Och bottnar du i dig själv och verkligen tror på att det du förmedlar kommer bli till värde för den som lyssnar, är det enklare att anpassa både budskapet och sättet du kommunicerar på utifrån miljö och åhörarprofil. Att ha mod att tala för det du tror på och mod att ändra ståndpunkt i en diskussion, kan göra dig riktigt intressant.

Vill du utveckla din kommunikation måste du våga göra saker annorlunda mot hur du brukar göra. Att kommunicera på ett annat sätt än det som känns mest naturligt och bekvämt för dig, betyder inte att du måste ändra på din personlighet – bara på sättet. 

– Jag tar ofta upp begreppet "curse of knowledge", det vill säga att ju mer expert jag blir, desto sämre riskerar jag att bli på att kommunicera. Man märker det till exempel när experter uttalar sig i etermedia. Många älskar att svänga sig med trebokstavsbegrepp eller konstiga ord med många stavelser som ingen utom den inre kretsen förstår. Istället för att verka smart och initierad blir man istället ointressant för många av dem man kanske vill nå fram till.

I den tid av hets i sociala medier, pandemirisker och krig vi lever i ökar behovet av effektiv kommunikation. Fel budskap eller framställningssätt riskerar att slå mot både karriär och affärsutveckling. Här följer tre tips för klok kommunikation som Susanne tycker fungerar i de flesta lägen:

• Var lyhörd. Lyssna inte bara till vad andra säger utan även till det som inte sägs, det som kanske speglar sig i deras kroppsspråk. Visa att du lyssnar genom ögonkontakt och våga släppa in tystnaden - det skapar tillit och rum för att ta in både vad som sägs och hur. Formulera och anpassa budskapen och sättet du kommunicerar dem på utifrån vem du vänder dig till. Fokusera på " What’s in it for you?" När du talar inför publik visa intresse för deras reaktioner och se till att du och de är på samma mentala plats samtidigt. Bygg förtroende genom att visa att du respekterar dina mottagare, var ärlig och sympatisk.
• Var tydlig. Fokusera på enkelhet och relevans, satsa på det viktigaste och våga strunta i resten - flest argument vinner inte! Ta del av forskning kring hur mycket ny information vi klarar av att ta in och kring vad vi faktiskt minns. Gör det abstrakta konkret - ge exempel som gör det komplexa synbart och greppbart – låt det landa i meningsfull storytelling.
• Var förberedd. Den som ska bygga ett hus börjar inte med att gräva en grop och måla brädor, hen börjar med att ta reda på hur huset ska användas och vilket klimat det ska klara. På samma sätt bör du göra när du ska kommunicera ett budskap - börja med att analysera situationen, inte med att plocka fram några gamla powerpoint-bilder. Fundera först över varför du kommunicerar, vem du vänder dig till och vad du vill att de ska tycka, tänka eller göra med det du vill förmedla. Det finns ingen standard för kommunikation och det krävs förberedelser om du vill lyckas. Det finns ingen som påstår att det är lätt – men det finns många som vet att det är mödan värt. 

De sex punkterna ovan är några av de råd Susanne samlat på sig under många år tillsammans med allt från företagsledare och entreprenörer till stamcellsforskare och studenter. Blir du nyfiken har hon en studio i hörnrummet på The Sparks bottenvåning mot Scheelevägen. Där kan du träna budskapsformulering och framställningsteknik tills du är redo att möta de mest utmanande sammanhang.

Mer information på https://www.susannehedin.se/